Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris - Pekerjaan seseorang sekretaris bisa digolongkan kedalam 8 jenis seperti berikut : 

1. Tugas–tugas teratur, yakni beberapa pekerjaan yang perlu ditangani sehari-hari tanpa ada membutuhkan perintah spesial, perhatian spesial atau pengawasan spesial. Umpamanya pekerjaan buka surat, terima tamu, menaruh surat/arsip, terima telepon, membuat serta buat jadawal pimpinan. 

2. Tugas-tugas spesial, yakni beberapa pekerjaan yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian dengan spesial dengan disuruhi gagasannya, pertimbangan serta pengalamannya. Pekerjaan itu diberi karna ada unsur keyakinan kalau sekretaris dapat menaruh kerahasiaan pekerjaan. Umpamanya mengonsep surat kesepakatan pada perusahaan dengan relasi, membuat surat surat rahasia, membuat acara pertemuan usaha, pembelian hadiah/cinderamata, mengurusi perjalanan usaha/dinas pimpinan dsb. 

Tugas Administratif Sekretaris

3. Tugas-tugas istimewa, yakni beberapa pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan diantaranya : 

v Membenarkan letak alat-alat catat pimpinan bersama peralatan yang dibutuhkan 

v Melakukan tindakan jadi penghubung untuk melanjutkan info pada beberapa relasinya 

v Bersama atau mewakili sesorang terima sumbangan-sumbangan untuk dana atau kepentingan aktivitas lainnya 

v Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari satu tubuh 

v Mengecek hasil pengumpulan serta/uang atau uang muka dari lembaga yang didapatkan jadi dana kesejahteraan 

v Menghadiri rapat-rapat dinas, jadi pendamping pimpinan sepanjang membuat pertemua bisnis 

v Membuat kontrol perlengkapan kantor yang butuh diperbaiki atau menambahkan alat-alat serta fasilitas kantor. 

4. Pekerjaan Resepsionis, yakni pekerjaan jadi penerima tamu, diantaranya : 

v Terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon 

v Terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan 

v Mencatat janji-janji untuk pimpinan 

v Membuat kerja keseharian pimpinan 

5. Pekerjaan Keuangan, yakni pekerjaan mengelola keuangan, diantaranya : 

v Mengatasi masalah keuangan pimpinan dengan bank, umpamanya penyampaian/penyimpanan uang di bank 

v Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan 

v Mengurusi kas kecil, yakni mencatat serta sediakan dana untuk pengeluaran teratur keseharian yang jumlahnya relatif kecil. 

6. Pekerjaan Sosial, yakni pekerjaan amal serta kemasyarakatan, diantaranya : 

v Mengurusi rumah tangga kantor pimpinan 

v Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor bersama pengurusan undangan 

v Menyumbang untuk amal, bakti social 

5. Pekerjaan Insidental, yakni pekerjaan yang dikerjakan pada saat serta kedaan spesifik, diantaranya : 

v Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan 

v Buat rangkuman dari berita atau karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan 

v Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir serta daftar yang dikonsep pimpinan 

v Mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan 

v Menolong penerbitan intern organisasi 

6. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yakni pekerjaan sekretaris dalam mengatur satu pertemuan usaha. Supaya pertemuan bisa membawa hasil jadi pedomannya yakni : 

v Saat serta tempat mesti di pastikan 

v Minum dan makan disediakan 

v Siapkan kertas kerja, brosur serta alat tulis 

v Saat pertemuan sebaiknya ditata bebas dari acara-acara lain 

v Jadwal pertemuan ditata dengan baik supaya pertemuan membawa kesan yang menyenangkan 

v Pastikan hari yang pas, umpamanya pada hari Selasa, Rabu serta Kamis.